Yrityksen perustamisen muistilista on osa sarjaa, jossa jaetaan vinkkejä ja muistilistoja yrittämiseen ja erityisesti sen aloittamiseen liittyvissä asioissa. Lue edellinen osa täältä.

‍

Osakeyhtiön perustamiseen liittyy jonkin verran byrokratiaa, mutta paperityötä ei ole yhtään niin paljon kun aluksi saattaisi odottaa! Pidä nämä vinkit lähettyvillä kun yrityksen perustaminen on sinulle ajankohtaista. 

Osakeyhtiötä perustettaessa tulee ottaa huomioon, että osakeyhtiöllä on lain tuomia velvoitteita jotka teettävät työtä, kuten ilmoitusten tekemistä ja kirjanpitoa. Suosittelemme siis oy:n perustamista siinä vaiheessa, kun se on todella tarpeellista. Syitä ja tarpeita tälle voivat olla esimerkiksi asiakkaan saaminen ja laskutuksen aloittaminen, yhteistyösopimuksen sitominen tai luvanvaraisen toiminnan aloittaminen. Yksi hyvä syy perustaa osakeyhtiö on myös HELSEED-ohjelma, jossa rahoituksen saamiseksi tulee olla osakeyhtiö perustettuna.

1. Patentti- ja rekisterihallinnon paperit

Patentti- ja rekisterihallinnon, tuttavien kesken PRH:n, kautta tulee tehdä ilmoitus yritystoiminnan aloittamisesta. Sivusto saattaa olla epäselvä ensimmäisellä vierailulla, mutta prosessi osakeyhtiön perustamiseksi on suhteellisen simppeli. PRH:n omilla sivuilla on kattavat ohjeet lomakkeiden täyttämiseen aina yrityksen nimen valinnasta hinnastoon. Yrityksen perustamisen käsittelykulut ovat 240 euroa, joka maksetaan lomakkeen lähettämisen jälkeen.

Heti lomakkeen täytettyäsi saat väliaikaisen y-tunnuksen, jota voit käyttää yrityksen y-tunnuksena. Tarvitset sitä avatessasi pankkitiliä, joka onkin seuraava vaihe.

2. Pankkitili

Ota yhteyttä pankkiin y-tunnuksen saatuasi. Vaihtoehtoja on monia, käytännössä jokainen pankki suomessa, joten hintoja kannattaa vertailla ja miettiä, mitä todella tarvitsee pankilta. Monelle yritykselle yksi pankkitili sekä siihen debit-kortti riittää hyvin alkuun pääsemiseksi.

Pankin hakemus kannattaa käyttää huolellisesti, sillä pankki tarkistaa ja käy hakemuksen tiedot kanssasi läpi puhelimitse hakemuksen täyttämisen jälkeen.

Miksi pankki kysyy suunnitelmistani? 

Pankin puhelu saattaa tuntua ensimmäistä yritystä perustaessa hankalalta ja tunkeilevalta, varsinkin, jos liiketoiminnalla on vasta ensimmäiset kipinät alla. Pankilla on kuitenkin lain vaatimat perusteet tälle – Know Your Customer (KYC tai AML, Anti-Money Laundering) -ohjeistusten on tarkoitus kartoittaa ja estää rahanpesua sekä laitonta liiketoimintaa. Kysymyksiin kannattaa varautua vastaamaan olemassa olevien suunnitelmien mukaan, mutta voit myös rehellisesti sanoa, jos et ole ehtinyt päättämään tai miettimään kaikkia asioita ihan kokonaan läpi. Kysymysten joukkoon kuuluu muun muassa mistä maista ja yrityksistä voi odottaa rahaliikennettä, ketkä ovat suunniteltuja asiakkaita, minkälaisia hankintoja yritys tulee tekemään ja mahdollinen kirjanpitäjä.

3. Tarvitsenko kirjanpitäjää?

Hyvä kirjanpitäjä pitää huolen siitä, että kirjanpito ja veroilmoitukset pysyvät ajan tasalla ja lain mukaisina. Hyvä kirjanpitäjä ei ole halpa, mutta ei myöskään kallein eri vaihtoehdoista. Muista siis shoppailla vaihtoehtoja ja kilpailuttaa kirjanpito yrityksellesi.

Esimerkkejä siitä, mitä tilitoimistolta kannattaa kysyä myyntipuhelun aikana:

• Kirjanpidon jaksot: kuukausittain vai kvartaaleittain?
• Miten kirjanpidon materiaalit (tiliote, laskut, sopimukset, kuitit) toimitetaan?
• Onko sinulla käytössä henkilökohtainen kirjanpitäjä vai onko tilitoimistolla yleinen asiakaspalvelu, jossa asiaa hoitava henkilö saattaa vaihtua?

Selvitä myös, mitä hintaan kuuluu:

• Kuinka paljon tilitapahtumia kuuluu hintaan?
• Miten erilliset projektiraportoinnit, kuten Business Finlandin Tempo-rahoitus, hoidetaan ja mitä se maksaa (esim. per tosite tai per projekti)?
• Kuuluuko tilinpäätös hintaan?
• Miten palkanmaksu tehdään ja mitä se maksaa?
• Tuleeko muita kuluja esimerkiksi käytettävistä ohjelmistoista? Arvioi itse näiden tarve.
  

Hyvä kirjanpitäjä myös auttaa kysymyksissä ja muistuttaa hoitamattomista asioista ja tarkistaa, oletko ymmärtänyt hoitaa asiat oikein. Hyvä kirjanpitäjä myös muistaa (tai muistuttaa hankkimaan) palkanmaksun mukana vaadittavat vakuutukset esimerkiksi henkilöstölle tai yrittäjille. Pidä kuitenkin kiinni yhdessä sovituista asioista! Kuittien toimittaminen kirjanpitoon ei voi tulla kenellekään yllätyksenä, kun on deadline-aika.

Kirjanpitäjä ei ole pakollinen, mutta osakeyhtiölle suosittelemme lämpimästi harkitsemaan tilitoimiston ottamista mukaan siinä vaiheessa, kun yrityksellä on vähänkin kuukausittaista rahaliikennettä. Kirjanpitäjä pitää huolen, että kaikki kulkee niinkuin kuuluukin, ja sinä voit keskittyä liiketoimintaan ja yrityksesi kehittämiseen.

Lisäpähkinää purtavaksi

Yllä olevat vinkit kattavat kaiken tarpeellisen ihan alkuun pääsemiseksi mutta seuraavaksi tarjoamme muutaman vinkkivitosen asioiden hoitamiseen:

Tutustu verottajan palveluun etukäteen

Vero.fi on käyttöliittymä, johon kirjaudutaan omilla verkkopankkitunnuksilla. Verottajalla on monia puhelinnumeroita, joihin voi soittaa kysyäkseen apua ja vinkkejä. Erityisesti jos et tiedä, mitä verottajalta tullut kirje tarkoittaa, kannattaa olla Veroon itse yhteydessä. Lähes kaikki on selvitettävissä ja sovittavissa, kunhan on itse proaktiivinen ja selvittää asiat sen sijaan, että jättäisi asiat roikkumaan (mikä saattaa kiireessä olla liian houkuttelevaa)!

Tarvitsetko sopimuksia alkuun pääsemiseen?

Kannattaa miettiä jo alkuvaiheessa, mitä sopimuksia tarvitset. Esimerkiksi osakassopimus, työsopimus, palvelusopimus, käyttöehdot ovat papereita, jotka sitovat sopijapuolia ja suojaavat yritystä. Mieti myös, missä tilanteissa käytät valmiita sopimuspohjia ja milloin käännyt lakitoimiston puoleen.

Lopuksi

Toivottavasti sait näistä uutta mietittävää ja tietoa siitä, mitä tulisi ottaa huomioon kun osakeyhtiön perustaminen on käsillä. Jos mieleen herää muita kysymyksiä yrityksen perustamiseen liittyen tai tarvitset apua paperityöviidakosta selviämiseen, voit olla Helsinki Think Companyn yrittäjien tukitiimiin yhteydessä osoitteessa tuki@thinkcompany.fi. Laitathan myös meidän sometilit seurantaan, ettei tulevat jutut ja vinkit mene sivu suun!

Kuvituskuva: Sami Perttilä